01 · Cine răspunde

Operatorul de date

Operatorul este Asociația Luna și Noi, cu sediul în Strada Iasomiei nr. 4, Grădina, județul Constanța, România, CIF 45428881.

Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie la mihai@lunasinoi.com. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor; mesajele sunt gestionate de echipa asociației.

02 · Ce putem primi

Categoriile de date

• date de contact și conținutul mesajelor trimise prin email sau rețele sociale;
• date din formulare de înscriere, voluntariat sau participare: nume, vârstă, localitate, date de contact, motivație, experiență și nevoi de accesibilitate;
• date necesare organizării proiectelor: prezență, transport, cazare, dietă, situații medicale relevante și contacte de urgență, doar când sunt necesare;
• fotografii, înregistrări video și audio din activități, pe baza informării și a temeiului aplicabil;
• date administrative sau financiare cerute de finanțatori și de lege;
• date tehnice limitate generate de găzduire, precum adresa IP, tipul dispozitivului și jurnale de securitate.

Datele provin, în principal, direct de la tine. Uneori le putem primi de la un părinte sau reprezentant legal, de la o organizație parteneră ori de la un finanțator, dacă participarea la proiect presupune acest lucru.

Nu solicităm mai multe date decât avem nevoie pentru activitatea concretă. Câmpurile obligatorii sunt cele fără de care nu putem procesa înscrierea, asigura participarea sau îndeplini cerințele legale. Dacă un formular este găzduit de un serviciu extern, vei vedea și regulile acelui furnizor.

03 · De ce le folosim

Scopuri și temeiuri legale

Când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage oricând. Retragerea nu afectează legalitatea utilizării anterioare.

04 · Cu cine lucrăm

Destinatari și transferuri

Putem transmite strict datele necesare către furnizori de găzduire, email, stocare cloud, formulare, transport, cazare, contabilitate, platforme de donații, parteneri de proiect, finanțatori și autorități, atunci când activitatea sau legea o cer. Nu vindem date personale.

Unele servicii digitale pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri folosim furnizori care declară garanții legale adecvate, precum decizii de adecvare sau clauze contractuale standard. Linkurile către Facebook, Instagram, TikTok, Google Forms, Canva și 4fund deschid servicii cu propriile politici de confidențialitate.

05 · Cât timp

Perioade de păstrare

• corespondența generală: de regulă, până la 24 de luni de la ultima interacțiune;
• candidaturi neacceptate: de regulă, până la 12 luni, dacă nu există acord pentru oportunități viitoare;
• datele participanților și ale proiectelor: pe durata proiectului și ulterior cât cer contractele, finanțatorii sau obligațiile de audit;
• documente contabile și juridice: pe perioadele prevăzute de lege;
• fotografii și materiale media: în arhiva proiectului și în comunicare până la retragerea consimțământului sau admiterea unei opoziții, dacă temeiul și obligațiile legale permit ștergerea;
• jurnale tehnice: doar cât este necesar pentru securitate și diagnosticare.

La expirarea perioadei, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate cu acces restricționat, după caz.

06 · Participanți tineri

Datele minorilor

Lucrăm frecvent cu persoane sub 18 ani. Oferim informații într-un limbaj accesibil și solicităm acordul părintelui sau reprezentantului legal atunci când legea, tipul activității ori utilizarea imaginilor o cer. Colectăm numai datele necesare participării și siguranței și limităm accesul la membrii echipei care au nevoie de ele.

07 · Site și platforme

Cookie-uri și servicii externe

În versiunea actuală, site-ul nu folosește intenționat cookie-uri de publicitate sau analiză. Preferința de limbă RO/EN este păstrată local în browser prin localStorage. Furnizorul de găzduire poate păstra jurnale tehnice necesare funcționării și securității.

Conținutul și formularele deschise pe alte platforme sunt administrate de acele servicii. Citește politicile lor înainte de a trimite date.

08 · Tu decizi

Drepturile tale

În condițiile GDPR, poți cere informare, acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate și te poți opune anumitor prelucrări. Poți retrage consimțământul și ai dreptul să nu fii supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte semnificative. Asociația nu folosește astfel de decizii automate.

Trimite cererea la mihai@lunasinoi.com. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, în mod normal, în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit conform legii pentru cereri complexe sau numeroase.

09 · Ajutor și control

Întrebări, securitate și plângeri

Folosim măsuri organizatorice și tehnice rezonabile: acces limitat, parole și conturi individuale, copii de siguranță, actualizări și transmiterea datelor doar către persoanele care au nevoie de ele. Nicio metodă online nu poate garanta risc zero.

Dacă ai o nelămurire, scrie-ne mai întâi la mihai@lunasinoi.com. Ai și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, Bd. G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București, prin anspdcp@dataprotection.ro sau pe dataprotection.ro.

Poți consulta și informațiile oficiale despre drepturile persoanelor în Uniunea Europeană, ghidul Comitetului European pentru Protecția Datelor și procedura de depunere a plângerilor la ANSPDCP.

Putem actualiza această pagină atunci când se schimbă activitățile, furnizorii sau regulile aplicabile. Data ultimei versiuni este afișată la început.

01 · Who is responsible

Data controller

The controller is Asociația Luna și Noi, registered at 4 Iasomiei Street, Grădina, Constanța County, Romania, tax ID 45428881.

For any question about your data, email mihai@lunasinoi.com. We have not appointed a data protection officer; requests are handled by the association's team.

02 · What we may receive

Categories of data

• contact details and the content of messages sent by email or social media;
• application, volunteer or participation form data: name, age, location, contact details, motivation, experience and accessibility needs;
• data required to organise projects: attendance, travel, accommodation, diet, relevant medical information and emergency contacts, only when necessary;
• photographs, video and audio recordings from activities, based on prior information and the applicable legal basis;
• administrative or financial data required by funders and the law;
• limited technical data generated by hosting, such as IP address, device type and security logs.

Data normally comes directly from you. We may sometimes receive it from a parent or legal representative, a partner organisation or a funder where participation in a project requires this.

We do not request more data than the specific activity requires. Mandatory fields are those without which we cannot process registration, support participation or meet legal requirements. When a form is hosted by an external service, that provider's rules also apply.

03 · Why we use it

Purposes and legal bases

Where processing relies on consent, you may withdraw it at any time. Withdrawal does not affect processing that was lawful before it.

04 · Who we work with

Recipients and transfers

We may share only the necessary data with hosting, email, cloud storage, forms, travel, accommodation, accounting and donation providers, project partners, funders and public authorities where an activity or the law requires it. We do not sell personal data.

Some digital services may process data outside the European Economic Area. In these cases, we use providers that state they rely on appropriate legal safeguards, such as adequacy decisions or standard contractual clauses. Links to Facebook, Instagram, TikTok, Google Forms, Canva and 4fund open services with their own privacy policies.

05 · How long

Retention periods

• general correspondence: normally up to 24 months after the last interaction;
• unsuccessful applications: normally up to 12 months, unless you agree to future opportunities;
• participant and project data: for the project and afterwards for as long as contracts, funders or audit duties require;
• accounting and legal records: for statutory retention periods;
• photographs and media: in the project archive and communications until consent is withdrawn or an objection is accepted, where the legal basis and duties allow deletion;
• technical logs: only as long as security and troubleshooting require.

When the period ends, data is deleted, anonymised or archived with restricted access, as appropriate.

06 · Young participants

Children's data

We often work with people under 18. We provide age-appropriate information and seek the consent of a parent or legal representative where the law, the activity or image use requires it. We collect only what participation and safety need and limit access to relevant team members.

07 · Site and platforms

Cookies and external services

The current version of this website does not intentionally use advertising or analytics cookies. Your RO/EN language preference is stored locally in your browser through localStorage. The hosting provider may keep technical logs needed for operation and security.

Content and forms opened on other platforms are managed by those services. Read their policies before submitting data.

08 · You decide

Your rights

Subject to GDPR conditions, you may request information, access, rectification, erasure, restriction and portability, and object to certain processing. You may withdraw consent and have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing that has significant effects. The association does not use such automated decisions.

Send your request to mihai@lunasinoi.com. We may ask for additional information to verify your identity. We respond without undue delay and normally within one month; the deadline may be extended as permitted by law for complex or numerous requests.

09 · Help and oversight

Questions, security and complaints

We use reasonable organisational and technical safeguards: limited access, individual passwords and accounts, backups, updates and sharing only with people who need the data. No online method can guarantee zero risk.

If you have a concern, first email us at mihai@lunasinoi.com. You may also complain to Romania's National Supervisory Authority for Personal Data Processing, 28-30 Gheorghe Magheru Boulevard, District 1, 010336 Bucharest, at anspdcp@dataprotection.ro or through dataprotection.ro.

You can also consult the European Commission's official information on individual rights in the European Union, the European Data Protection Board guide and the ANSPDCP complaint procedure.

We may update this page when our activities, providers or applicable rules change. The date of the latest version appears at the top.